Выплата зарплаты: сроки, расчет НДФЛ и взносов в 2026 году

Когда в компании появляется первый наемный сотрудник, у руководителя голова идет кругом. Нужно не просто вовремя переводить деньги, но и соблюдать жесткие требования закона. Правильная выплата зарплаты, сроки и расчет налогов — это то, на чем чаще всего сыплются начинающие предприниматели.

Разберем по шагам, как организовать процесс в 2026 году, чтобы у трудовой инспекции и налоговой не возникло к вам вопросов.

В какие сроки платить зарплату по закону

Главное правило статьи 136 Трудового кодекса РФ — выдавать сотрудникам деньги нужно не реже чем каждые полмесяца. Никаких «по договоренности раз в месяц» или «когда у компании будут деньги на счете». Даже если сотрудник сам напишет заявление с просьбой платить ему раз в месяц, трудовая инспекция при проверке признает это нарушением и оштрафует бизнес.

Закон устанавливает два жестких ограничения для дат:

• Промежуток между выплатами не должен превышать 15 календарных дней.
• Рассчитаться за отработанный месяц нужно не позднее 15-го числа следующего месяца.

На практике это означает, что вы обязаны зафиксировать две точные даты в своих внутренних документах — например, в правилах внутреннего трудового распорядка или в трудовых договорах.

Пример безопасных дат: Вы устанавливаете выплату аванса (первой половины) на 20-е число текущего месяца, а окончательный расчет — на 5-е число следующего месяца. Между этими датами ровно 15 дней, что идеально укладывается в закон.

Не пишите в документах размытые периоды вроде «с 10 по 15 число». Нужна конкретная дата. Если этот день выпадает на выходной или праздник, деньги сотрудникам переводят накануне — в последний рабочий день перед этим выходным.

Как удерживать и платить НДФЛ

В 2026 году продолжает действовать двухэтапная система подачи уведомлений и уплаты НДФЛ. Налог нужно удерживать при каждой выплате дохода сотруднику — то есть и с аванса, и с финального расчета за месяц.

Весь месяц делится на два платежных периода:

• Первый период (с 1 по 22 число текущего месяца). По НДФЛ, который вы удержали в эти дни, нужно подать уведомление до 25-го числа, а заплатить налог — до 28-го числа этого же месяца.
• Второй период (с 23 по последнее число текущего месяца). По налогу, удержанному в эти дни, уведомление сдают до 3-го числа следующего месяца, а платят его — до 28-го числа следующего месяца.

Посмотрим, как это работает на конкретных цифрах.

Представим, что 20 августа 2026 года вы перевели сотрудникам аванс. Общая сумма выплаты составила 100 000 ₽.

1. В этот же день вы удерживаете НДФЛ. По базовой ставке 13% сумма налога составит 13 000 ₽. На руки сотрудники получат в сумме 87 000 ₽.
2. Эта выплата относится к первому периоду (с 1 по 22 августа).
3. До 25 августа вы отправляете в налоговую уведомление с кодом этого периода и суммой 13 000 ₽.
4. До 28 августа вы перечисляете эти 13 000 ₽ на единый налоговый счет (ЕНС).

Вторую часть зарплаты за август вы выплачиваете 4 сентября 2026 года. Эта сумма попадает уже в первый период сентября. Уведомление по ней вы подадите до 25 сентября, а налог заплатите до 28 сентября.

Страховые взносы за сотрудников

Кроме НДФЛ, который вы вычитаете из денег сотрудника, компания обязана за свой счет заплатить страховые взносы на пенсионное, медицинское и социальное страхование.

Здесь правила проще, чем с НДФЛ:

• Взносы рассчитывают один раз по итогам каждого месяца.
• Срок уплаты — до 28-го числа следующего месяца.

Для малого и среднего бизнеса в 2026 году действует пониженный тариф взносов. Стандартная ставка составляет 30%, но малые предприятия платят пониженные 15% на ту часть зарплаты сотрудника за месяц, которая превышает установленный законом лимит (в 2026 году этот лимит привязан к полуторакратной величине МРОТ). Все, что в пределах этого лимита, облагается по ставке 30%.

За август 2026 года взносы нужно рассчитать 31 августа, а перечислить их в бюджет — не позднее 28 сентября 2026 года. Не забывайте также про взносы «на травматизм» — их платят в Социальный фонд РФ (СФР) отдельно, до 15-го числа следующего месяца.

Что грозит за ошибки и задержки

Если выплата зарплаты и сроки ее перевода нарушены хотя бы на один день, работодатель несет материальную ответственность по статье 236 ТК РФ.

Вам придется выплатить сотрудникам компенсацию за каждый день просрочки. Ее размер рассчитывается как 1/150 ключевой ставки Центробанка от невыплаченной суммы за каждый день опоздания. Выплатить эту компенсацию вы обязаны автоматически, даже если задержка случилась не по вашей вине (например, банк задержал платеж).

Кроме того, за нарушение сроков предусмотрены административные штрафы по статье 5.27 КоАП РФ. Для организации штраф может составить до 50 000 ₽, для индивидуального предпринимателя — до 5 000 ₽. За повторное нарушение штрафы вырастают в разы.