Какие отчёты сдаёт ООО на УСН с сотрудниками в 2026 году: календарь

Вы открыли ООО, наняли первых сотрудников и теперь вместо развития бизнеса вынуждены разбираться в аббревиатурах: РСВ, ЕФС-1, 6-НДФЛ. Кажется, что налоговая только и ждёт вашей ошибки, чтобы заблокировать счёт.

И это не пустые страхи. За опоздание с отчётом по сотрудникам ФНС может заблокировать банковский счёт компании уже через 20 дней (статья 76 НК РФ). А за каждый просроченный документ выпишут штраф от 1000 рублей.

Чтобы вы не тратили время на чтение сотен страниц законов, мы собрали все отчёты ООО на УСН с сотрудниками в одну простую инструкцию. Сохраните эту статью как чек-лист на 2026 год.

Главное правило календаря в 2026 году

В России действует система Единого налогового счета (ЕНС). Благодаря ей почти все отчёты сдают в один и тот же день месяца, а налоги платят через три дня после этого.

Запомните две главные даты:

• До 25-го числа — сдаём отчёты и уведомления.
• До 28-го числа — платим налоги и взносы.

Если 25-е или 28-е число выпадает на выходной или праздничный день, крайний срок переносится на ближайший следующий за ним рабочий день.

Какие отчёты сдавать за сотрудников

Когда у вас в штате появляется хотя бы один человек по трудовому договору (или исполнитель по договору ГПХ), вы становитесь налоговым агентом и работодателем. С этого момента вы обязаны отчитываться в два ведомства: Федеральную налоговую службу (ФНС) и Социальный фонд России (СФР).

Каждый месяц

• Персонифицированные сведения о физлицах (ПСФ). Этот отчёт сдают в налоговую до 25-го числа каждого месяца. В нём указывают персональные данные сотрудников и суммы, которые вы начислили им за прошлый месяц.
• ЕФС-1 (подраздел 1.1 — кадровые мероприятия). Этот отчёт заменил старую форму СЗВ-ТД. Его сдают в СФР, но сроки зависят от события. Если вы приняли сотрудника на работу или уволили его, отправить отчёт нужно не позже следующего рабочего дня после издания приказа. Если сотрудника перевели на другую должность или он выбрал электронную трудовую книжку — сдайте отчёт до 25-го числа следующего месяца.
• Уведомления об исчисленных суммах НДФЛ. Чтобы налоговая знала, сколько денег списать с вашего Единого налогового счета, нужно подавать уведомления. В 2026 году их по-прежнему нужно сдавать дважды в месяц: до 25-го числа (за налог, удержанный с 1 по 22 число текущего месяца) и до 3-го числа следующего месяца (за налог, удержанный с 23 по последнее число предыдущего месяца).

Каждый квартал

Квартальные отчёты сдают до 25-го числа месяца, следующего за отчётным кварталом (в апреле, июле, октябре и январе).

• Расчёт по страховым взносам (РСВ). Сдаётся в налоговую. В нём показывают все начисления сотрудникам и страховые взносы на пенсионное, медицинское и социальное страхование.
• Форма 6-НДФЛ. Сдаётся в налоговую. Это расчёт налога на доходы физических лиц, который вы удержали из зарплат сотрудников.
• ЕФС-1 (раздел 2 — взносы на травматизм). Сдаётся в СФР. Здесь вы отчитываетесь по взносам «за вредность» и несчастные случаи на производстве.

Раз в год

• ЕФС-1 (подраздел 1.2 — сведения о стаже). Сдаётся в СФР до 25 января года, следующего за отчётным. В нём указывают сотрудников, у которых в течение года были особенности в расчёте стажа (например, отпуск за свой счёт, декрет или больничный).

Какие отчёты сдавать по самому ООО

Даже если у вас упрощёнка и нет сложных операций, компания обязана сдавать годовую отчётность по своей деятельности.

• Декларация по УСН. ООО на упрощёнке сдают декларацию один раз в год. За 2025 год отчитаться нужно до 25 марта 2026 года. Декларацию за 2026 год вы будете сдавать уже в марте 2027 года.
• Бухгалтерская отчётность. Все юридические лица, включая малый бизнес на УСН, обязаны вести бухучёт и сдавать баланс. Срок сдачи единый — до 31 марта года, следующего за отчётным. Для малого бизнеса предусмотрена упрощённая форма баланса и отчёта о финансовых результатах. Сдают её в налоговую.

Календарь отчётности на 2026 год по кварталам

Чтобы не запутаться, сверяйтесь с этим списком в конце каждого квартала. Здесь собраны только регулярные плановые отчёты.

I квартал (отчёты за прошлый, 2025 год)

• До 26 января (25-е — воскресенье): ЕФС-1 о стаже за 2025 год, РСВ за 2025 год, 6-НДФЛ за 2025 год, ЕФС-1 (травматизм) за 4 квартал 2025 года.
• До 25 февраля: Персонифицированные сведения за январь.
• До 25 марта: Декларация по УСН за 2025 год, Персонифицированные сведения за февраль.
• До 31 марта: Бухгалтерская отчётность за 2025 год.

II квартал (отчёты за I квартал 2026 года)

• До 27 апреля (25-е — суббота): РСВ за I квартал, 6-НДФЛ за I квартал, ЕФС-1 (травматизм) за I квартал, Персонифицированные сведения за март. Также подаётся уведомление по авансовому платежу УСН за I квартал.
• До 25 мая: Персонифицированные сведения за апрель.
• До 25 июня: Персонифицированные сведения за май.

III квартал (отчёты за полугодие 2026 года)

• До 27 июля (25-е — суббота): РСВ за полугодие, 6-НДФЛ за полугодие, ЕФС-1 (травматизм) за полугодие, Персонифицированные сведения за июнь. Уведомление по авансу УСН за полугодие.
• До 25 августа: Персонифицированные сведения за июль.
• До 25 сентября: Персонифицированные сведения за август.

IV квартал (отчёты за 9 месяцев 2026 года)

• До 26 октября (25-е — воскресенье): РСВ за 9 месяцев, 6-НДФЛ за 9 месяцев, ЕФС-1 (травматизм) за 9 месяцев, Персонифицированные сведения за сентябрь. Уведомление по авансу УСН за 9 месяцев.
• До 25 ноября: Персонифицированные сведения за октябрь.
• До 25 декабря: Персонифицированные сведения за ноябрь.

Что будет за ошибки и опоздания

Налоговая служба строго следит за дисциплиной работодателей. Вот к чему приводят популярные ошибки:

1. Опоздали с декларацией по УСН или РСВ. Штраф составит 5% от суммы неуплаченного налога по этому отчёту за каждый месяц просрочки (даже неполный). Минимальный штраф — 1000 рублей, даже если налог полностью уплачен (статья 119 НК РФ).
2. Забыли сдать 6-НДФЛ. Штраф — 1000 рублей за каждый месяц просрочки. Если задержать отчёт более чем на 20 дней, налоговая заблокирует счета компании.
3. Ошиблись в персональных данных сотрудников в ЕФС-1. Социальный фонд выпишет штраф в размере 500 рублей за каждого сотрудника, в чьих данных допущена ошибка.
4. Сдали отчёт на бумаге вместо электронного вида. Если у вас в штате больше 10 сотрудников, вы обязаны сдавать РСВ, 6-НДФЛ и ЕФС-1 только в электронном виде. За сдачу на бумаге оштрафуют на 200 рублей за каждый документ.

Если вы обнаружили ошибку сами до того, как её нашла налоговая, отправьте уточнённый отчёт («уточнёнку»). Если при этом возникла недоплата по налогу, сначала доплатите налог и пени, а только потом отправляйте исправленный документ — так вы избежите штрафа.

Как закрыть вопрос с отчётами без стресса

Вести календарь вручную, следить за изменениями в законах и заполнять десятки таблиц — это работа, которая отнимает время от развития бизнеса.

Онлайн-бухгалтерия «Счётно» берёт эту рутину на себя. Сервис сам рассчитывает налоги и взносы за сотрудников на УСН, создаёт платёжные поручения, формирует всю необходимую отчётность и отправляет её в ФНС и СФР через интернет. Вам остаётся только подтвердить отправку в личном кабинете.